SpaceObServer SharePoint Migration

SharePoint Migration leicht gemacht

Wie der Umzug Ihrer Firmendaten zum vollen Erfolg wird.

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05.07.2021

Die Bindung ans Büro war gestern: Arbeit aus dem Home-Office wird im Geschäftsumfeld immer relevanter. Das ehemals Tele-Arbeit genannte Arbeiten aus den eigenen vier Wänden war noch im Jahr 2019 mit rund 13 Prozent bei deutschen Angestellten eher dürftig vertreten, wie das Statistische Bundesamt berichtete. Mit der Corona-Pandemie und den damit verbundenen dringenden Empfehlungen von offizieller Seite, für seine Arbeitnehmer mehr Home-Office Möglichkeiten bereitzustellen, kam neuer Schwung in die Thematik. Die Süddeutsche Zeitung berichtete bereits dieses Frühjahr, dass nun jeder Vierte deutsche Arbeitnehmer bereits von zu Hause aus arbeitet. Plötzlich braucht jeder Mitarbeiter von Zuhause aus einen Zugang zu Firmendaten um sauber arbeiten zu können. Grund genug, frühzeitig über die nötige Infrastruktur nachzudenken.

Eine der beliebtesten Lösungen ist hierbei Microsoft SharePoint im Office 365 Paket. Die Plattform bietet Raum für den Fernzugriff auf Dateien, zur Zusammenarbeit und zur Organisation von Projekten. Klingt vielversprechend. Doch das Ermöglichen von Home-Office bringt auf Arbeitnehmerseite einige Herausforderungen mit sich: Wie gelingt der Umzug der Firmeninhalte auf SharePoint Online oder SharePoint On Premise am besten? Dafür empfehlen wir unser Tool SpaceObServer.

 

Mit SpaceObServer Dateisysteme vorbereiten

Eine Migration Ihrer Dateisysteme zu SharePoint sollte gut vorbereitet sein. Zunächst müssen Sie sich die Frage stellen, welche Dateien Sie überhaupt migrieren möchten. SpaceObServer hilft Ihnen bei der Vorbereitung. Scannen Sie Ihre lokalen Laufwerke oder Ihren Windows File Server und verschaffen Sie sich einen ersten Überblick darüber, wie viele Gigabyte oder Terrabyte überhaupt migriert werden müssen. In einem übersichtlichen Dateibaum können Sie die gewünschten Dateien und Verzeichnisse ganz einfach markieren.

Müssen Sie noch Platz schaffen oder alte Dateien entfernen? Lassen Sie sich in den Details zum Beispiel die 100 größten Dateien oder Duplikate, also doppelte Dateien mit denselben Inhalten, anzeigen. Nutzen Sie als nächstes die mitgelieferten Operatoren, um selektierte Dateien zu verschieben oder auch zu entfernen.

Unser Tipp: SpaceObServer bietet praktische Filterfunktionen. Lassen Sie sich zum Beispiel ausschließlich die Dateien auflisten, die die letzten zwei Jahre geändert oder bearbeitet wurden. So vermeiden Sie, veraltete und ungenutzte Dateileichen in Form von Datenmüll mitzunehmen. Ihr SharePoint wird aufgeräumter sein als es Ihr lokales Dateisystem je war!

 

Mitarbeiter helfen bei Dateiauswahl – mit SpaceObServer Web Access ganz einfach

Haben Sie selbst genau im Blick, welche Dateien aus inhaltlicher Perspektive migriert werden müssen? Oder möchten Sie dies den Fachabteilungen überlassen? SpaceObServer bietet mit seinem Web Access die Möglichkeit eines kooperativen Arbeitens.

Als clevere Web-App muss der SpaceObServer Web Access nicht auf einem Endgerät installiert werden, alle Dateien des Scans sind über die Weboberfläche im Browser aufrufbar. Beauftragen Sie Ihre zuständigen Mitarbeiter, die genau wissen welche Dateien auf dem SharePoint gebraucht werden und welche nicht und erteilen Sie diesen die notwendigen Berechtigungen. Mit Checkboxen können Ihre Mitarbeiter Dateien und Verzeichnisse vormarkieren. Als nächstes können Sie die Markierungen mit nur wenigen Klicks in SpaceObServer importieren und von dort aus weiterarbeiten. Jetzt steht der SharePoint Migration nichts mehr im Wege!

Gut zu wissen: Der SpaceObServer Web Access macht Scanergebnisse mobil. Mit unserem praktischen Add-On haben Sie von allen Geräten Zugriff auf Ihre Scans – ob auf dem PC oder dem Smartphone - über den Browser Ihrer Wahl.

 

Alles bereit für den Umzug: Die professionelle SharePoint Migration mit SpaceObServer

Nun haben Sie alle wichtigen Vorkehrungen getroffen und die Datenmigration auf den SharePoint steht kurz bevor. Zunächst sollten Sie aber erstmal auch Ihren SharePoint scannen. Hierzu geben Sie in der Scan-Ziel-Einstellung den Servernamen, Dateipfad und Ihre Login-Credentials ein. SpaceObServer beginnt umgehend mit dem Scan und gibt Ihnen Einsichten in die Speicherplatzverhältnisse auf Ihrem SharePoint.

Jetzt ist auch der SharePoint bereit für die Migration. Verwenden Sie nun die Dateioperationen für das Verschieben all Ihrer markierten Dateien und Ordner von Ihrem lokalen Dateisystem oder Windows File Server auf Ihren SharePoint-Server. Mit nur wenigen Klicks ist der Vorgang bereits abgeschlossen - schneller geht’s nicht!

Wichtige Dateien und Speicherplatzverbrauch immer im Blick behalten

Jetzt wo Sie Ihre Dateisysteme sauber übertragen haben, möchten Sie diese von Beginn an im Blick behalten können. Wir empfehlen einen regelmäßigen Dateiscan nach Zeitplan – der ist ganz einfach über die Scan-Einstellungen einzurichten. Individualisieren Sie Ihren Scan: Monatliche, wöchentliche und sogar tägliche Scans sind möglich. Wählen Sie dazu die gewünschten Tage oder auch Uhrzeiten für Ihre Scans aus.

Haben Sie Ihren Scan-Zeitplan erstmal eingestellt, können Sie sich Größenzuwächse im zeitlichen Verlauf ansehen – ganz einfach im Diagramm! Ist der Server also plötzlich voll und Sie möchten der Sache auf den Grund gehen, können Sie den Zeitpunkt des Überlaufens dank der regelmäßigen Scans zeitlich zurückdatieren und Maßnahmen einleiten.

Hier noch ein Tipp: Ein Scan während des Tagesbetriebs ist nicht sehr aussagekräftig – größere Änderungen können ausgerechnet nach dem Scan geschehen. Wir schlagen deshalb vor, Scans soweit möglich zu Non-Office-Zeiten einzurichten. Somit haben Sie den gesamten Arbeitstag im Blick und können Größenzuwächse einfacher vergleichen.

 

Fassen wir nochmal zusammen: Zunächst scannen Sie das zu migrierenden Dateisystem, entfernen Duplikate und versehen die zu migrierenden Daten und Verzeichnisse mit einfachen Markierungen. Ist dies getan, nutzen Sie die praktische Dateioperation für das Verschieben, um die SharePoint Migration auszuführen. Schließlich richten Sie noch einen Zeitplan für kontinuierliche Scans ein, um Ihre Dateisysteme immer im Blick zu behalten. Fertig!

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer SharePoint-Migration!

 

 

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Blog author Joschi

Joschi

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