Erste Schritte mit UltraSearch

Mit UltraSearch möchten wir allen helfen, die im Berufsalltag mit Informationen, Dokumenten und Projekten arbeiten, aber keine IT-Profis sind.

Egal ob Sie Angebote schreiben, Berichte prüfen oder Kundenprojekte verwalten: UltraSearch hilft Ihnen, schneller zur gesuchten Datei zu kommen, damit Sie schnell weiterarbeiten können.

Um mit UltraSearch schnell Dateien wiederzufinden, müssen Sie weder wissen, wo Sie genau liegt, noch wie sie exakt heißt.

Tippen Sie einfach drauf los. UltraSearch beginnt sofort mit der Suche an den wichtigsten Orten.

Innerhalb weniger Sekunden erhalten Sie die ersten Ergebnisse.

Wie im Windows Explorer sehen sie hier verschiedene Dateien oder Ordner, die zu Ihrem Suchbegriff passen.

Ein Klick auf ein Suchergebnis öffnet eine kleine Vorschau des Inhalts.

Erinnern Sie sich nicht an den Dateinamen? Das ist kein Problem, denn UltraSearch kann Dateien auch anhand ihres Inhalts wiederfinden.

Manchmal erinnern Sie sich nicht mehr an den Dateinamen, aber an ein Wort oder eine Formulierung, die im Dokument steht. Genau dann kommt die Inhaltssuche von UltraSearch ins Spiel.

Statt nach dem Namen sucht UltraSearch dann im Inhalt von Dateien, zum Beispiel in Word-Dokumenten, PDFs oder Textdateien.

Sobald Sie im Feld „Inhaltssuche“ etwas eingeben, beginnt UltraSearch mit dem Durchsuchen Ihrer Dateien.

Die Ergebnisse sehen genauso aus wie bei der normalen Suche. In der Vorschau wird der passende Textausschnitt sogar hervorgehoben.

Die Suche in Dateiinhalten erfordert mehr Rechenleistung, sie kann also länger dauern. Darum macht es Sinn, Filter festzulegen, um die Gesamtmenge möglicher Zieldateien einzuschränken.

Übrigens: Suchen Sie häufig in Dateiinhalten oder setzen bei Ihnen viele andere Mitarbeiter UltraSearch ein? Dann könnte ein zentraler Suchindex für Sie spannend sein.

Mit UltraSearch finden Sie auch in großen Datenmengen schnell die passende Datei, wenn Sie die Suche mit Filtern verfeinern.

Sie können zum Beispiel gezielt nach bestimmten Dateitypen, Zeiträumen oder Dateigrößen filtern. So schließen Sie alles aus, was gerade nicht relevant ist.

Beispiel:

Sie suchen eine Excel-Datei, die letzte Woche aktualisiert wurde?

Wählen Sie den Dateityp Excel-Dateien und den Zeitraum Letzte 7 Tage. Schon ist die Trefferliste deutlich übersichtlicher.

Aktive Filter sehen Sie jederzeit oben in der Filterleiste und Sie können sie mit einem Klick auf das kleine X wieder entfernen.

Tipp:
Probieren Sie auch mal die Eingabehilfe. Diese hilft Ihnen dabei, komplexere Suchen festzulegen.

Experten können auch die integrierte Suchsyntax und Regular Expressions nutzen. Mehr Infos hierzu finden Sie weiter unten im Beitrag.

UltraSearch sucht standardmäßig an Orten, die Sie häufig verwenden, etwa in Ihren Dokumenten, dem Desktop oder Projektordnern.

Für viele Suchen reicht das völlig aus. Aber manchmal wissen Sie genau, wo sich eine Datei befinden könnte oder möchten gezielt einen bestimmten Speicherort einbeziehen.

Dann können Sie Ihre Suchziele selbst festlegen oder weitere Orte hinzufügen, zum Beispiel Netzlaufwerke oder externe Laufwerke.

UltraSearch kann auch SharePoint und Google Drive-Pfade durchsuchen. Melden Sie sich hierzu mit Ihrem Account über die UltraSearch-Oberfläche an.

In bestimmten Fällen muss Ihre IT-Administration zunächst Vorbereitungen im Azure Active Directory machen. Hierzu findet Ihre IT-Administration in unserer Hilfe mehr Informationen.

UltraSearch ist nicht nur zum Suchen da. Sie können mit den gefundenen Dateien auch direkt weiterarbeiten wie im Windows Explorer.

Das bedeutet: Mit Doppelklick öffnen, mit Rechtsklick bearbeiten und Dateien verschieben oder kopieren. Genau wie im Windows Explorer.

Gerade wenn Sie mit vielen Dateien auf einmal arbeiten, hilft UltraSearch besonders.

Mit den „Dateioperationen“ bietet UltraSearch viele Möglichkeiten, selektierte Dateien zu kopieren, zu verschieben, zu löschen oder zu archivieren.

Hier stehen auch einige Experten-Optionen bereit, die etwa dabei helfen, Zeitstempel zu erhalten, Verzeichnisstrukturen beizubehalten oder auch eine Aktion zu loggen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Massenumbenennung. Mit dieser können Sie alle selektierten Dateien auf einmal umbenennen. Hierzu können Sie viele Regeln festlegen und sehen in einer Vorschau das Ergebnis.

Tipp: Wenn Sie regelmäßig mit vielen ähnlichen Dateien arbeiten, zum Beispiel in Marketing, Vertrieb oder Projektmanagement, sparen Sie mit der Massenbearbeitung spürbar Zeit.

UltraSearch kann die Suchergebnisse auch zwischen einer Listenansicht und einer Kachelansicht wechseln, so wie vom Windows Explorer gewohnt.

Die Listenansicht erlaubt dabei tiefe Einblicke in Dateieigenschaften. Diese Spalten können Sie übrigens auch beliebig erweitern.

Die Kachel- oder Miniaturbildansicht erlaubt hingegen einen schnellen Überblick über die Dateiinhalte.

Das funktioniert wie vom Windows Explorer gewohnt sowohl für Bilddateien als auch für PDFS, Office-Dokumente und mehr.

Erfahrene Nutzer können mit der Suchsyntax und Regular Expressions Ihrem Workflow den letzten Schliff verleihen:

Damit lassen sich auch anspruchsvolle Suchen umsetzen, zum Beispiel nach Dateien mit bestimmten Namensmustern, Dateiendungen oder Kombinationen aus Begriffen.

Beispiele für Suchsyntax

• *.pdf  → Findet alle PDF-Dateien
• Offer AND 2025 → Zeigt nur Dateien, die beide Begriffe enthalten
• "Project X" → Exakte Wortgruppe

Wobei Regular Expressions helfen

• Suchen nach bestimmten Wortanfängen
• Suchen nach Zahlenmustern in Dateinamen
• Suchen nach optionalen Begriffen

Regular Expressions funktionieren sowohl für die Dateinamensuche als auch für die Dateiinhaltssuche. Eine Regular Expression muss in UltraSearch mit einer  tilde ~ eingeleitet werden.

Mehr Infos gefällig? In der UltraSearch-Hilfe finden Sie ausführliche Kapitel mit vielen Beispielen zur Suchsyntax und zu regulären Ausdrücken:

• UltraSearch Suchsyntax
• Regular Expressions in UltraSearch