Kantinenabrechnung mit SEPA-Transfer

SEPA-Transfer im täglichen Einsatz

Kantinenabrechnung für die Hofmann Menue-Lounge ganz einfach mit SEPA-Transfer erledigen

Case Study Digitales Banking Wir bei JAM Aktueller Newsletter
29.06.2021

Wir bei JAM Software wachsen stetig -  und der Hunger wächst mit. Eine richtige Kantine, die täglich öffnet, würde sich für uns einfach nicht lohnen – und wäre platzmäßig auch gar nicht möglich. Damit sich unsere Mitarbeiter aber trotzdem jeden Tag stärken können, haben wir vor einiger Zeit die JAM Kantine eröffnet.

 

Täglich warmes Mittagessen trotz kleiner Küche: Unsere JAM Kantine

Bei JAM Software stehen für unsere Mitarbeiter jederzeit kostenloser Kaffee, Sprudel, Apfelschorle und auch frisches Obst bereit. Doch es ist uns auch wichtig, unseren Mitarbeitern ein warmes Mittagessen bieten zu können. Hierfür nutzen wir das Angebot der Hofmann Menue-Lounge zur Betriebsverpflegung: Dort können wir aus einem breiten Angebot auswählen und bekommen Mahlzeiten regelmäßig tiefgefroren geliefert.

Jeder JAMler, der die Kantine nutzen möchte, kann sein Mittagessen vormittags in der Webanwendung der Menue-Lounge bestellen. Kurz vor 11 Uhr schauen wir in die Bestelllisten rein,holen die entsprechenden Gerichte aus dem Tiefkühler und bereiten sie auf. Die Mahlzeiten werden dann pünktlich zur Mittagspause heiß serviert – lecker! Doch wie sollen die Monatsabrechnungen gestaltet werden, ohne zu zeitintensiv zu werden?

 

Unser Use Case: Bezahlprozess per Lastschrift mit SEPA-Transfer automatisieren

Während der Pilotphase haben wir manuell Rechnungen für alle teilnehmenden Mitarbeiter erstellt. Uns war jedoch von Anfang an klar, dass diese Methode auf Dauer zu aufwendig sein würde: Die Abrechnungen für die JAM Kantine würden monatlich anfallen und sollten daher automatisiert per SEPA-Lastschrift ablaufen. Darum haben wir uns für unsere eigene Lösung entschieden: SEPA-Transfer!

SEPA-Transfer ist unsere Lösung für die Verarbeitung von größeren Mengen von Überweisungen und Lastschriften im europäischen SEPA-Zahlungsraum. Unser Tool ermöglicht einen schnellen Datenimport gängiger Formate, eine schnelle Verarbeitung sowie direktes Weiterleiten der Zahlungen an die Bank oder das Exportieren der Daten.

In unserem Kantinen-Prozess unterstützt uns SEPA-Transfer bei jedem Schritt: Zunächst werden unterschriebene Lastschriftmandate der teilnehmenden Mitarbeiter benötigt – diese können mit SEPA-Transfer gleich ausgedruckt werden, wenn man im Programm den Namen des Mitarbeiters und seine IBAN hinterlegt. Zur Organisation benötigt jede Lastschrift zudem eine Mandatsreferenz – das ist eine eindeutige ID, mit der das Mandat einem JAMler zugeordnet werden kann. Diese Mandatsreferenzen werden online auf der Plattform der Hofmann Menue-Lounge hinterlegt, sodass weitere persönliche Daten oder gar eine IBAN dort nicht erfasst werden müssen. Die Zuordnung einer Zahlung zu einem Mitarbeiter läuft bequem über die von SEPA-Transfer generierte Mandatsreferenz ab. Somit sind alle Vorbereitungen für die Automatisierung getroffen!

 

Daten importieren, Lastschriften generieren, online an die Bank weiterleiten – dauert eine Minute!

Nach Ablauf eines Monats laden wir in der Menue-Lounge eine Excel-Datei mit den Zahlungsdaten herunter, in der neben dem zu zahlenden Betrag auch die Mandatsreferenz des Mitarbeiters steht. SEPA-Transfer unterstützt beim Datenimport eine ganze Reihe von Standardformaten für strukturierte Daten - damit ist der Import einer Excel-, CSV- oder auch SEPA XML Datei kinderleicht, denn unser Import-Assistent hilft dabei:

In unserem Beispiel handelt es sich um eine Datei im Excel-Format, in der neben dem zu zahlenden Betrag auch der Name des Mitarbeiters und die Mandatsreferenz hinterlegt sind. In der Datenvorschau erhält man einen ersten Überblick über die zu importierenden Daten.

Mit sehr wenigen Klicks beginnt SEPA-Transfer sofort damit, aus den importierten Daten Lastschriften zu erstellen. Es merkt sich dabei alle Einstellungen und die Zuordnung der Spalten zu den Feldern der Lastschrift für das nächste Mal.

Nun steht nur noch die Weiterleitung der Lastschriften an die Bank an: SEPA-Transfer ermöglicht sicheres Online-Banking gemäß des HBCI/FinTS-Standards. Hierbei unterstützt unser Tool alle gängigen Authentifizierungs- und TAN-Verfahren.

Jetzt noch etwas interessantes für die IT-Administration:  Mit Hilfe von Kommandozeilen-Parametern kann ein solcher Prozess auch weitgehend automatisiert werden.

Mehr zur Arbeit mit Kommandozeilen-Parametern erklären wir auf unserer Webseite.

Fassen wir also nochmal zusammen: Zunächst importieren wir die Kantinenabrechnung, die wir als Download bereitgestellt bekommen, nach SEPA-Transfer und ordnen die zu zahlenden Beträge unseren Mitarbeitern anhand der Mandatsreferenz zu. Dann erstellen wir automatisiert SEPA-Lastschriften und schicken diese an die Bank weiter. Dafür brauchen wir nur eine Minute – schaffen Sie es, unsere Zeit zu unterbieten?

 

Möchten Sie ebenfalls wiederkehrende Banküberweisungen automatisieren? Oder suchen Sie vielleicht nach einem Tool, dass als SEPA-XML Converter Zahlungsdaten aus Excel-Dateien in das SEPA-XML Format konvertieren kann? SEPA-Transfer verfügt über ein reichhaltiges Feature-Portfolio, das Ihnen dabei hilft, Zahlungsprozesse professionell zu automatisieren. Schauen Sie doch mal rein.

 

 

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Blog author Joey

Joey

File & Disk Space Management, Banking Software