Tipps & Tricks Storage Management

Warum auch Ihre Kolleg:innen UltraSearch einsetzen sollten

Zeit für den Roll-Out

Blog Author Joachim Marder

Joey

CEO
UltraSearch on multiple working pcs
Veröffentlicht am 02.07.2024

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, die Übersicht über ihre Daten zu behalten. Relevante Informationen liegen immer verstreuter entweder auf dem File Share vor Ort, ausgelagert in der Cloud, also hybrid, mal hier – mal da.

Als IT-Verantwortliche:r müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen trotzdem produktiv arbeitet. Das heißt: Mitarbeiter:innen der Fachabteilungen müssen die benötigten Daten schnell finden, die sie für Ihre Arbeit brauchen, egal wo sie liegen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann bleiben Sie dabei. Denn wir zeigen Ihnen, warum nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kolleg:innen unser Such-Tool UltraSearch einsetzen sollten. 

UltraSearch macht Ihre Mitarbeiter:innen produktiver

Mit UltraSearch finden Ihre Mitarbeiter:innen Dateien und Dokumente ohne die Hilfe Dritter wieder – und zwar in Sekunden. Somit können Sie mit den gefundenen Informationen sofort produktiv weiterarbeiten.

Dabei ist es egal, wie verstreut die Unternehmensdaten liegen. UltraSearch durchsucht gleich mehrere Zielpfade parallel: Die lokale Festplatte, angebundene Netzlaufwerke und sogar SharePoint-Verzeichnisse.

Wenige Schlagworte genügen, damit UltraSearch auf die Suche geht. Dabei filtert UltraSearch auch nach speziellen Dateitypen wie Dokumenten, Bild- oder Office-Dateien und kann sogar bestimmte Inhalte innerhalb von Dateien finden.

UltraSearch ist mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + U immer griff- und einsatzbereit, da es im Hintergrund weiterläuft, bis es wieder gebraucht wird.

Im Einsatz markiert UltraSearch Volltreffer von Suchanfragen mit Highlights, damit Sie direkt nachvollziehen können, weshalb ein Eintrag Teil der Ergebnisliste ist.

Eine kleine Vorschau gibt zudem Einblick in die Inhalte und Metainformationen einer Datei, ohne diese einzeln öffnen zu müssen.

So kommen Ihre Mitarbeiter:innen zielgerichtet zu Ihrem Ergebnis und können mit Ihrer eigentlichen Arbeit fortfahren.

Der Einstieg in UltraSearch ist sehr einfach

Mit UltraSearch werden Ihre Kolleg:innen schnell so gut klarkommen wie mit dem Windows Explorer. Denn UltraSearch orientiert sich stark an dessen Look & Feel. 

Das heißt: Gefundene Dateien können einfach mit Doppelklick geöffnet oder selektiert werden und auch direkt aus UltraSearch heraus in andere Anwendungen hereingezogen werden – wie es der Windows Explorer vormacht.

UltraSearch macht es zudem Nutzer:innen jenseits der IT einfach, komplexere Suchanfragen zu starten. Mit der Eingabehilfe führt UltraSearch durch eine ganze Reihe von möglichen Suchkriterien, die festgelegt werden können.

So findet die Marketing-Abteilung selbstständig alle Videodateien auf Ihrem SharePoint wieder, die größer als 1 Gigabyte sind und zuletzt im Vormonat bearbeitet wurden, ohne auf die Hilfe Ihrer IT zurückgreifen zu müssen.

Wer es dann noch genauer braucht, der kann aus mehr als 250 spezifischen Metadaten aussuchen und sie als zusätzliche Spalte einblenden lassen. Zum Beispiel hier die Bildwiederholungsrate aller gefundenen Videos.

UltraSearch lässt Data Owner eigene Daten verwalten

UltraSearch bietet nicht nur eine leistungsstarke Suchfunktion mit vielen weiteren Filtern wie für Dateigröße und Alter. Mit UltraSearch können die Data Owner in Ihrem Unternehmen auch Daten verwalten.

Denn UltraSearch kommt gleich mit einer ganzen Palette an Dateioperationen, um die Suchergebnisse weiter zu bearbeiten – einzeln und als Massenoperation – mit einer auf die Nutzergruppe zugeschnittenen Usability.

Zum einen stehen alle Dateioperationen, die der Windows Explorer erlaubt, im Kontextmenü (Rechtsklick) zum schnellen Einsatz zur Verfügung.

Zum anderen ergänzt UltraSearch weitere Möglichkeiten mit einer umfangreichen Operationsmaske. 

Damit können Data Owner mehrere Daten auf einmal verarbeiten – ganz transparent und auf Wunsch protokolliert.

Hinzu kommen Funktionen, die der Windows Explorer von Haus aus nicht bietet. Zum Beispiel das Umbenennen von mehreren Dokumenten auf einmal – entlang eigener Regeln. So können vom Data Owner zum Beispiel Firmenrichtlinien umgesetzt oder Dateien für eine Cloud-Migration vorbereitet werden.

Während also TreeSize Ihrer IT die professionelle Verwaltung von Daten ermöglicht, bekommen die Data Owner in Ihrem Unternehmen mit UltraSearch selbst die Möglichkeit, die Daten zu verarbeiten, für die sie selbst verantwortlich sind.

So geben Sie jedem Anwendertyp das richtige Tool an die Hand!

Bald gibt es einen zentralen Suchindex

Zum Schluss möchten wir Ihnen noch einen kleinen Ausblick in die Zukunft geben.

Derzeit arbeiten wir an einem Suchindex, den zukünftig jede UltraSearch-Instanz in Ihrem Netzwerk direkt abfragen kann. Dieser Index wird zentral und on-premises bei Ihnen vorgehalten werden.

Damit reduzieren wir nicht nur die Netzwerklast pro Suchanfrage, sondern beschleunigen auch die Volltextsuche in Dateiinhalten erheblich.

Möchten Sie schon jetzt mehr über unseren geplanten Suchindex erfahren oder haben Sie weiteres Feedback für uns? Dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an ultrasearch@jam-software.com.

Testen Sie UltraSearch gratis

Abschließend bleibt zu sagen, dass UltraSearch Ihnen nicht nur bei der Senkung der IT-Kosten hilft, sondern auch einen positiven Effekt auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen hat.

Möchten Sie gern Ihre eigenen Erfahrungen mit UltraSearch sammeln? Dann rollen Sie doch unsere kostenlose Testversion in Ihrem Unternehmen aus. 

Zögern Sie nicht, uns bei Lizenzfragen zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gern mit einer individuellen Beratung zur Seite.