Dateien anhand ihres Inhalts suchen

Professionelles Arbeiten ist strukturiertes Arbeiten. So viel zur Theorie.

Jedoch wissen wir alle, dass es im Alltagsgeschäft immer wieder Momente gibt, in denen alles schnell gehen muss und da nimmt man es dann vielleicht nicht mehr so genau mit dem sorgfältigen Einsortieren von einzelnen Arbeitsdateien.

Arbeitet man zudem auf geteilten Dateisystemen, in die mehrere Teammitglieder reinarbeiten, kommt es früher oder später zu Unordnung. Man muss wichtige Dateien, die man vielleicht schon längere Zeit nicht mehr verwendet hat, aufwendig im Dateisystem suchen. Im Ergebnis geht für Mitarbeiter:innen täglich viel Zeit für das reine Suchen nach Arbeitsmaterial drauf.

Wir finden, dass man diese Zeit viel sinnvoller investieren kann: Mit der UltraSearch Professional Dateiinhaltssuche schaffen wir eine clevere Abhilfe!

Wann kommt die Dateiinhaltssuche zum Einsatz?

Suchen Sie nach einer Datei, deren Namen Sie nicht mehr kennen, aber noch genau wissen, welche Schlagwörter in dieser Datei vorkommen? Ganz egal ob Office-Datei, PDF-Dokument oder auch Quellcode: UltraSearch Professional findet Dateien anhand ihrer Inhalte. Dabei benutzen unsere Kund:innen die Dateiinhaltssuche zu ganz unterschiedlichen Zwecken.

Ist ein wichtiges PDF in den Untiefen der verschiedenen Ordner verschwunden, so ist es beispielsweise möglich, eine thematische Suche durchzuführen. Eine Agentur hat vor vielen Jahren eine Website für eine:n Kund:in entworfen. In der Konzeptionsphase sind für dieses Projekt viele Ideenskizzen in PDF-Dokumenten festgehalten worden.

Nun gibt es vom Kunden eine Rückfrage zu einem spezifischen Feature, nämlich zum Multi-Tagging-System. Die Frage ist nur noch durch die originalen Dokumente zu beantworten. Mit UltraSearch Professional kann die Agentur zum Beispiel mit den Begriffen „multi tagging“ oder „multiple tags“ seine Projektordner durchsuchen und die wichtigen Unterlagen innerhalb von Sekunden wiederfinden.

Auch Programmierer:innen kommen mit der UltraSearch Professional Dateiinhaltssuche auf ihre Kosten. Sucht ein:e Programmierer:in in seinem Repository nach einer bestimmten Klasse oder Unit, um diese wiederzuverwenden, kann mit UltraSearch Professional auch im Quelltext nach diesen gesucht werden – ganz egal ob .html, .css, .pas oder .cs-Datei!

Die Suche erweist sich hierbei als genauso einfach zu händeln wie bei der Suche nach normalen Schlagworten. Zunächst wählt man das gewünschte Laufwerk für die Suche nach Dateiinhalten aus und trägt dann den zu suchenden Klassen- oder Unitnamen ein. UltraSearch Professional beginnt daraufhin direkt mit der Suche.

Mehrere Laufwerke gleichzeitig durchsuchen – egal ob lokal oder in der Cloud.

Modernes, kooperatives Arbeiten geschieht nicht auf lokalen Laufwerken, sondern in geteilten Dateisystemen. Viele Dateien liegen daher mittlerweile auf firmeninternen Netzlaufwerken oder extern in der Cloud.

Ein Verlag, der gerade mitten in der SharePoint-Migration steckt, hat beispielsweise seine vielen Publikationen und Manuskripte entweder noch auf den eigenen Servern gespeichert oder bereits in der Cloud. Deswegen ist es wichtig, auch diese Ziele bei der Suche miteinzubeziehen.

UltraSearch Professional kann mehrere Laufwerke gleichzeitig durchsuchen: Wichtig ist es hierbei, dass die gewünschten Datenträger oder Netzlaufwerke in den Windows Dateiexplorer eingebunden sind. Wir empfehlen daher, zum Beispiel Dokumente, die auf dem SharePoint liegen, mit dem eigenen Gerät zu synchronisieren. Dabei werden alle Laufwerke angehakt, die durchsucht werden sollen.

Der Verlag kann nun nach PDF-Dateien suchen, die die Schlagwörter „copyright“ und „2012“ beinhalten, um Bücher, die aus diesem Jahr stammen, zu finden.

Suche zu langsam? Probieren Sie mal die Filter und Suchsyntax!

Gerade wenn mehrere Laufwerke durchsucht werden sollen und sich auf diesen dann bereits stattliche Datenmengen angesammelt haben, kann die Dateiinhaltssuche länger dauern als gewohnt. UltraSearch Professional schafft mit cleveren Filtern und einer komplexen Suchsyntax Abhilfe dagegen!

In den allermeisten Fällen wissen Sie bereits, welchen Dateityp oder welche Dateiendung die Datei hat, nach der Sie suchen. Hier kommt unser Dateitypenfilter ins Spiel: Wir gruppieren verschiedene Dateiendungen unter einer bestimmten Kategorie, um alle Fälle abzudecken.

Unter unserem Dateityp „Office-Dateien und Dokumente“ finden sich zum Beispiel sowohl Word-, Excel-, PowerPoint- als auch PDF-Dateien. Oder suchen Sie in Ihrem E-Mail-Archiv nach einer bestimmten E-Mail? Dann nutzen Sie den Dateityp „Mail-Dateien“.

UltraSearch Professional schließt dann Dateiendungen, die nicht der Kategorie entsprechen, von vornherein aus und kann damit noch schneller suchen. Konfigurieren Sie daher die vordefinierten Dateitypen nach Ihrem Bedarf oder legen eigene an.

Neben unseren Filtern bieten wir mit der Suchsyntax eine weitere starke Möglichkeit, schnell und effizient nach Dateiinhalten zu suchen. Power User kommen mit logischen Ausdrücken wie „content:“ und „extension:“ sowie „AND“- und „OR“-Verknüpfungen auf ihre Kosten. Darüber hinaus ist die Verwendung von Platzhaltern, sogenannten Wildcards, und Regulären Ausdrücken möglich.

Wem die Suchsyntax zu umfassend ist, der kann auch in der rechten Box mit „AND“- und „OR“-Verknüpfungen einzelne Schlagworte ganz einfach miteinander verbinden.

Fassen wir also nochmal zusammen. Mit der UltraSearch Professional Dateiinhaltssuche müssen Sie nicht mehr selbst auf die Suche nach Dateien gehen. Sie können Dateien anhand ihrer Inhalte auf verschiedenen Laufwerken gleichzeitig finden und Ihre Suche mit cleveren Filtern einschränken.