So behalten Sie die Datenexplosion im Griff

Während direkte Kosten wie zusätzliche Festplatten und Stromkosten für Speicherlösungen oder Cloud-Speicher meist auf der Hand liegen, sind die indirekten Kosten dieser Entwicklung meist viel höher.

Der Aufwand für die Verwaltung der Datenbestände ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung:

Wenn IT-Mitarbeiter:innen Stunden oder sogar Tage damit verbringen, Daten zu sortieren, zu sichern und zu speichern, geht wertvolle Zeit verloren, die effektiver genutzt werden könnte.

Doch was sind die Aufgaben, die schließlich Zeit und Kosten verursachen? Darunter gehören unter anderem:

• Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -richtlinien, die vorschreiben, wie personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden müssen.
• Die Optimierung des Speicherplatzes, indem redundante, doppelte oder unnötige Daten identifiziert und entfernt werden müssen.
• Die Verwaltung der Zugriffsrechte und der Datensicherheit, indem festgelegt wird, wer welche Daten sehen, bearbeiten oder teilen kann.

Mit jeder Stunde, die IT-Mitarbeiter:innen mit den genannten Aufgaben verbringen, steigen die indirekten Kosten für das Unternehmen - nicht nur durch die entsprechenden Lohnkosten, sondern auch durch den entgangenen Geschäftswert, der aus produktiveren Tätigkeiten resultieren könnte.

Die dieser sogenannter Quantifizierung dieser Opportunitätskosten kann schwierig sein, aber es ist klar, dass sie erheblich sind.

Viele dieser wiederkehrenden Aufgaben lassen sich jedoch ohne weiteres selbstständig erledigen.

Mit smarter Software, die in festgelegten Abständen im Hintergrund läuft, könnten Mitarbeiter:innen ihre Fähigkeiten für strategische und produktivere Aufgaben einsetzen.

Wer jetzt schon reagiert, wappnet sich für die Zukunft und den Wettbewerb. Denn die Automatisierung von Prozessen ist schon weit verbreitet in Unternehmen. 

Eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 2020 zeigte bereits deutlich, wohin der Trend geht. Bereits zu diesem Zeitpunkt hatte fast ein Drittel aller Unternehmen einen Prozess vollständig automatisiert. 

Mit dem Aufkommen der generativen KI, ihrer qualitativen Verbesserung und den zukünftig immer leistungsfähigeren und auch lokal nutzbaren Modellen wird sich dieser Prozess sicherlich noch beschleunigen.

Die Frage ist nun nicht mehr, ob Unternehmen auf Automatisierung und die Automatisierung ihres Speicher-Managements setzen sollten, sondern in welchem Umfang und mittels welcher Technologien.

Schauen wir als nächstes also einmal auf die verschiedenen Automatisierungsmöglichkeiten.

Automatisierung hat viele Facetten

Die technischen Grundlagen für eine erfolgreiche Umsetzung sind facettenreich. Sie reichen von modernsten Speicherlösungen über Cloud Computing bis hin zu ausgefeilten Algorithmen, die aus Big Data handhabbare Informationen machen.

Um das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen, müssen Unternehmen sowohl ihre internen Prozesse als auch ihre IT-Infrastruktur kritisch hinterfragen und gegebenenfalls anpassen.

Auch die praktischen Möglichkeiten sind vielfältig.

Durch automatisierte Backup-Lösungen und intelligente Datenarchivierungssysteme können Unternehmen beispielsweise ihre Speicherkosten drastisch senken.

Gleichzeitig lässt sich die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Daten entscheidend verbessern, was eine hohe Betriebssicherheit gewährleistet.

Doch Intelligente Backup-Systeme sind nur die halbe Miete, solange Sie nicht effektiv redundante oder veraltete Daten von Backups ausschließen.

Doch so einfach ist der Umstieg meist leider nicht, denn häufig stehen noch manuelle Prozesse sowie Strukturen im Weg.

Weg von manuellen Prozessen, hin zu effizienter Automatisierung

Der nachhaltige und effektive Einsatz von Automatisierungstechnologien erfordert auch ein Umdenken in der Unternehmenskultur: weg von manuellen, fehleranfälligen Prozessen, hin zu einem durch Automatisierung unterstützten, belastbareren Betriebsmodell. 

Dieser Prozess ist nicht immer einfach und kann unter anderem auf folgende Herausforderungen treffen:

• Widerstand gegen den Wandel: Beschäftigte können sich aus Angst vor dem Unbekannten oder aus Angst vor Arbeitsplatzverlust gegen neue Technologien wehren.
• Kompetenzlücken: Die Einführung neuer Automatisierungstechnologien erfordert spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten, die im bestehenden Team fehlen könnten.
• Fehlende Strategie und Vision: Ohne eine klare Richtung und ein Verständnis dafür, wie Automatisierung die Unternehmensziele unterstützen kann, fehlt oft die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung.
• Integration in vorhandene Systeme: Die Integration neuer Technologien in bestehende IT-Infrastrukturen und -Prozesse kann technische und betriebliche Herausforderungen mit sich bringen.

Wie also diesen Herausforderungen begegnen?

Wichtig für das Management ist es, die Veränderungen klar zu kommunizieren und den Mitarbeiter:innen zu zeigen, dass ihre Arbeit durch automatisierte Prozesse unterstützt und nicht ersetzt wird. Zudem sollte es immer ein offenes Ohr für berechtigte Sorgen und Ängste geben, um diesen schnell entgegenwirken zu können.

Um den stetig wachsenden Speicherbedarf bei gleichbleibender Performance und Angestelltenzahl zu optimieren, setzen Unternehmen bereits jetzt und zunehmend auf Automatisierungswerkzeuge, die eine entscheidende Entlastung bei der Verwaltung der Speicherressourcen bringen.

Strategien zur Optimierung des digitalen Speicherplatzes

Ein zentrales Element der Speicheroptimierung ist das Data Lifecycle Management. Dies bedeutet, dass Daten während ihrer gesamten Existenz, von ihrer Erzeugung bis zu ihrer Löschung, automatisch verwaltet werden.

Dabei werden Policies und Workflows generiert, die das Alter der Daten berücksichtigen, und dadurch alte Datenbestände systematisch identifizieren und bereinigen, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind.

Data Lifecycle Management trägt nicht nur zur Reduzierung des Speicherbedarfs und der Kosten bei, sondern verbessert auch die Übersichtlichkeit der Datenbestände, da nur relevante und aktuelle Daten vorgehalten werden.

Darüber hinaus wird die effiziente Speichernutzung durch das automatisierte Auffinden und Löschen doppelter Dateien weiter optimiert. Dabei durchsuchen Algorithmen die Speichersysteme und identifizieren redundante Daten, was zu Einsparungen und verbesserter Datenintegrität führen kann. 

In einer Umgebung, in der Datensicherheit und -integrität von höchster Bedeutung sind, stellen diese Mechanismen zudem eine Schlüsselkomponente zur Risikominderung dar.

Speicherplatz und Daten effizient verwalten

Ein weiterer Aspekt der Datenverwaltung ist die Verwaltung des Speicherplatzes, insbesondere in Cloud-Umgebungen.

Cloud-basierte Speicherlösungen bieten zwar Skalierbarkeit und Flexibilität, doch ohne eine effektive Kontrolle der Speichernutzung können die Kosten mit der Zeit aus dem Ruder laufen. Hier setzen TreeSize und SpaceObServer an.

TreeSize dient als Ad-hoc-Tool für einen schnellen Überblick über die Speichernutzung auf diversen lokalen und Cloud-Plattformen. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle, ähnlich dem Windows Explorer, bis hin zur Detailansicht einzelner Dateien.

TreeSize kann Speicherplatz effektiv visualisieren und stellt nützliche Analysen bereit, wie etwa Listen der größten Dateien oder die Speicherverteilung nach Nutzer:innen und Dateitypen.

Für eine umfassende und automatisierte Datenverwaltung empfiehlt sich SpaceObServer. Als großer Bruder von TreeSize fokussiert sich SpaceObServer auf die langfristige Überwachung und Automatisierung des Speicherplatzmanagements mithilfe einer integrierten Datenbank.

Mit kontinuierlicher Überwachung für eine detaillierte Berichterstattung ermöglicht SpaceObServer kosteneffiziente Entscheidungen.

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