How To File Lifecycle Management

File Lifecycle Management leicht gemacht

Mit SpaceObServer Lebenszyklus von Dateien einfach begleiten

Disk Space Management Tipps & Tricks
11.10.2022

Datenhaltung ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Vor allem im Sinne der Compliance, aber auch aus ganz einfachen Gründen des Speicherplatzbedarfs.

Eine Personalabteilung muss sicherstellen, dass Bewerbungsunterlagen termingerecht wieder gelöscht werden. Und auch veraltete Projektdateien verschwenden einiges an Platz. Hier hilft eine Lösung für File Lifecycle Management.

Unter File Lifecycle Management versteht man das Begleiten einer Datei durch die verschiedenen Stadien ihres Lebenszyklus. Die Methode erleichtert die Datenhaltung enorm, denn damit kann man:

  • Regeln für die Lebensdauer einer Datei festlegen
  • Dateien automatisch archivieren oder löschen lassen
  • Den Lebenszyklus einer Datei dokumentieren und protokollieren

Mit der „File Lifetime“-Funktion machen wir einfaches File Lifecycle Management direkt in SpaceObServer möglich.

 

Lebenszyklus von Dateien begleiten für mehr Compliance

Gerade bei den gigantischen Datenmengen, die im Laufe der Zeit in einem Unternehmen zusammenkommen, ist ein händisches Aufräumen kaum mehr möglich.

Dabei müssen Firmen vielen Auflagen gerecht werden. Etwa wenn es um personenbezogene Daten geht, macht die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) klare Vorgaben: Denn die Aufbewahrungsfrist sollte maximal 6 Monate betragen.

Kommt es zu einem Anstellungsverhältnis, müssen alle Daten entfernt werden, die für die Ausübung der Tätigkeit irrelevant sind. Bei der Ablehnung von Bewerber:innen müssen die Daten sogar vollständig gelöscht werden. Die Datenschutzbehörde kann ein saftiges Bußgeld erheben, wenn ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nachkommt.

Mit File Lifecycle Management können Administrator:innen Bewerbungsunterlagen direkt ein Ablaufdatum mitgeben. SpaceObServer prüft im Rahmen seiner regelmäßigen Scans, ob die maximale Lebenszeit einer Datei erreicht ist und kann kritische Unterlagen automatisch löschen.

Wie das genau geht, zeigen wir in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung!

 

Maximale Lebenszeit für Dateien festlegen

Schauen wir uns den Prozess doch einmal genauer an. Wie bereits erwähnt, ist die Voraussetzung für die Verwendung von File Lifetime die Einrichtung eines regelmäßigen Serverscans.

Ist der Scan angelegt, öffnen Sie die Scan-Einstellungen und fügen Sie hier eine neue Nach-Scan Aktion hinzu.

In den Nach-Scan Aktionen können verschiedene Aufgaben definiert werden, die automatisch nach einem Scan ablaufen sollen – beispielsweise ein Export von Scanergebnissen.

Hier findet sich auch die „Datei Lebenszeit“-Einstellung.

Das Einrichten einer maximalen Lebensdauer für Dateien folgt in SpaceObServer einer einfachen Logik, in der Sie drei Fragen beantworten müssen:

  1. Wie lange sollen die Dateien maximal existieren?
  2. Welche Dateien sollen von dieser Regel betroffen sein?
  3. Was genau soll passieren, wenn die Lebenszeit abgelaufen ist?

 

1 Maximale Dateilebenszeit definieren

Die maximale Lebenszeit legen wir ganz oben mit einer ganzen Zahl fest. Wir können aus den Zeiträumen Tage(e), Woche(n), Monat(e) oder Jahr(e) wählen. In unserem Beispiel möchten wir alle Bewerbungsunterlagen löschen, die älter als 6 Monate sind.

 

2 Betroffene Dateien festlegen

Nun müssen wir festlegen, welche Dateien von der Regel betroffen sein sollen. Das lässt sich dank der mächtigen Filterfunktion von SpaceObServer haargenau einstellen.

Das gängigste Format für Bewerbungen und Lebensläufe ist das PDF-Format. Erstellen wir also einen Filter, der alle PDF-Dokumente im Unterordner „Bewerbungen“ auf dem Dateiserver der Personalabteilung (\\DataServer\Personal) betrifft.

Schon betrifft die Regel nur noch die richtigen Dateien.

 

3 Alte Dateien automatisch löschen

Abschließend legen wir noch fest, was mit den Bewerbungsunterlagen nach dem Ablauf der 6 Monate geschehen soll. Hierfür stehen in SpaceObServer eine ganze Reihe von verschiedenen Dateioperationen zur Verfügung.

Entscheiden wir uns in diesem Beispiel für das Löschen der Unterlagen. Praktischerweise kann in den weiteren Optionen direkt eingestellt werden, dass leere Ordner nach Abschluss des Vorgangs direkt mit gelöscht werden.

Wir empfehlen außerdem, einen Speicherort für die Protokollierung des Löschvorgangs festzuhalten. Das hilft dabei, nachvollziehen zu können, was genau zu welchem Zeitpunkt entfernt wurde.

Jetzt nur noch mit „Ok“ bestätigen. Schon ist die Einrichtung abgeschlossen. SpaceObServer führt den Vorgang nun entsprechend Ihres Zeitplans automatisch nach jedem Scan aus.

 

Dateien automatisch archivieren und Geld sparen

Neben Vorkehrungen für eine bessere Compliance, kann File Lifecycle Management auch dabei helfen, teuren Speicherplatz freizuhalten.

Handelt es sich nicht um kleine PDFs wie in einem Bewerbungsprozess, sondern um größere Dateien wie beispielsweise in einem Projekt zur 3D-Modellierung, so kann schon ganz schön was an Speicherplatzbedarf zusammenkommen.

Gerade wenn man auf die Cloud setzt, wird es dann schnell teuer. Doch rein aus Budgetgründen können relevante Projektordner natürlich nicht gelöscht werden.

In diesem Fall empfehle wir, alte Dateien zu archivieren. Dafür verschieben wir nach einem festgelegten Zeitraum große Projektdateien aus der Cloud heraus an einen günstigeren Ort. Hierfür kommt etwa ein Nearline-Storage infrage oder auch ein noch günstigerer Archive-Storage. So müssen wir keine relevanten Daten löschen und sparen gleichzeitig wertvollen Speicherplatz ein.

Legen wir also wie gehabt eine maximale Lebenszeit für entsprechende Projektdateien fest und wählen dann in den Dateioperationen „Elemente verschieben“. Hier kann man in den Optionen genau festlegen, in welches Ziel die Dateien verschoben werden sollen.

Daneben ist es auch möglich, genau einzustellen, was mit bereits existierenden Dateien geschehen soll, ob leere Ordner anschließend gelöscht werden sollen, ab welcher Ebene die Verzeichnisstruktur erhalten bleiben soll und vieles mehr. Stellen Sie die Operation genauso ein, wie Sie sie brauchen.

 

File Lifecycle Management selbst ausprobieren

In diesem Blog haben wir geklärt, was File Lifecycle Management ist und wie Sie mit dessen Hilfe Ihre Compliance verbessern und Kosten einsparen können. SpaceObServer greift Ihnen gern bei der Datenhaltung unter die Arme.

Möchten Sie es einmal selbst ausprobieren? Wir bieten eine kostenlose und vollumfängliche Testversion für SpaceObServer an. Jetzt SpaceObServer gratis testen. Viel Erfolg beim Einsatz!

Blog author Joschi

Joschi

File & Disk Space Management