Microsoft 365-Accounts für On-Premise Exchange nutzen

Microsoft 365 nimmt eine immer prominentere Position im Arbeitsalltag vieler Unternehmen ein.

Der früher Office 365 genannte Produktivitätsdienst bietet nicht nur Raum für Video-Calls mit Kolleg:innen, Gruppenchats, sondern dient auch als Instrument zum kooperativen Arbeiten an Arbeitsdokumenten. Also all das, was vor allem für eine Home Office-taugliche Infrastruktur benötigt wird.

Kein Wunder, dass immer mehr Kund:innen nach den notwendigen Microsoft 365-Accounts fragen. Doch was ist mit den Kund:innen, die aufgrund von Datensicherheitsbedenken oder auch internen Policies nicht in die Cloud wechseln möchten und werden?

Daten- und Kostensicherheit sind wichtige Säulen eines nachhaltigen Wirtschaftens. Mit unserer Exchange Server Toolbox bieten wir Archivierung, Regelsystem und Spam- und Virenschutz für Microsoft 365 Accounts in Verbindung mit einem lokalen Exchange Server und vereinen somit beide Anforderungen.

Alle E-Mails über On-Premise Exchange – auch mit 365 Accounts

Die eigene Serverinfrastruktur weiterhin On-premise, unabhängig vom Cloud-Anbieter, verwalten und trotzdem Microsoft 365 Accounts mit Postfächern in der Cloud für einzelne Mitarbeiter:innen nutzen können. Dazu eine dedizierte, lokale E-Mail-Archivierung, ein flexibles Regelsystem und zusätzlicher Spam- und Virenschutz. Das sind Ziele, die wir mit unserer Exchange Server Toolbox verfolgen.

Voraussetzung für den Betrieb der Exchange Server Toolbox in Verbindung mit Microsoft 365 Accounts ist ein Microsoft Exchange Server On-premise. Ebenfalls ist eine eingerichtete Hybridbereitstellung auf dem Exchange Server und in der Microsoft 365-Cloud notwendig. Die Verbindung ist ebenfalls möglich, wenn spezifisch konfigurierte Konnektoren und Regeln eine klassische Hybridbereitstellung ersetzen.

Über den zentralisierten E-Mail-Transport der Microsoft365-Cloud lassen sich unterschiedliche Varianten des Hybrid-Betriebes konfigurieren.

Der wesentliche Unterschied der Varianten besteht darin, welches System eingehende, aus dem Internet stammende E-Mails annimmt und welches System E-Mails an externe Empfänger zustellt.

Wir definieren drei Fälle:

1. Nimmt die Microsoft 365-Cloud alle aus dem Internet eingehenden E-Mails an, so werden diese über die Hybridbereitstellung auch an den lokalen Exchange Server gesendet und dort von der Exchange Server Toolbox verarbeitet.
2. Gehen alle aus dem Internet eingehenden E-Mails hingegen beim Exchange Server On-premise ein, verarbeitet unsere Exchange Server Toolbox diese lokal. Danach stellt der Exchange die E-Mails, die an Cloud-Postfächer adressiert sind, per Hybridbereitstellung an die Microsoft 365-Cloud zu.
3. Ist der zentrale E-Mail-Transport so konfiguriert, dass alle ausgehenden E-Mails über die Microsoft 365-Cloud versendet werden, können auch die von Cloud-Postfächern an externe Empfänger gesendete E-Mails über den lokalen Exchange Server geleitet werden – dies ermöglicht wiederum die Verarbeitung der E-Mails mit der Exchange Server Toolbox.

In allen drei Fällen ist die Exchange Server Toolbox an der Bearbeitung von E-Mails, die von externen Empfängern eingehen oder an solche ausgehen, beteiligt. E-Mails können bei Bedarf professionell und GoBD-konform archiviert werden.

Vorteile der Exchange Server Toolbox für IT-Services und Endkund:innen

Das Prinzip der Exchange Server Toolbox als Archivlösung, Regelwerk und Security für den lokalen Exchange und die Microsoft 365-Cloud bewährt sich bei vielen unserer Kund:innen.

Der Vorteil liegt hier nicht nur darin, seine Firmendaten weiterhin autonom über die eigene Serverinfrastruktur verwalten zu können und damit die Datenhoheit zu behalten. Auch eine größere Kostensicherheit spielt hierbei eine Rolle: Der lokale Exchange ermöglicht es, von Microsofts Preismodellen rund um seine Cloud-Dienste unabhängig zu bleiben. Hostet man seine Serversysteme weiterhin lokal, hat man die Kosten noch viel eher selbst in der Hand.

Häufig übernehmen unsere Partner für IT-Services die professionelle Einrichtung der Exchange Server Toolbox auf dem lokalen Serversystem ihrer Kund:innen oder hosten den Microsoft Exchange Server für Kund:innen auf ihrem eigenen System.

In jedem Fall können unsere Partner ihren Kund:innen mit der Exchange Server Toolbox neben den Microsoft 365-Tools auch ein preiswertes E-Mail-Archiv, professionellen Spam- und Virenschutz sowie ein flexibles Regelwerk zur E-Mail-Verarbeitung bieten.

Fazit

Fassen wir also nochmal zusammen.

Nur weil man seine On-premise-Infrastruktur behalten möchte, muss man nicht auf Microsoft 365 Accounts verzichten. Und auch umgekehrt: Nur weil man die Vorzüge von Microsoft 365 Konten in seinem Betrieb nutzen möchte, muss man nicht auf seine Datenhoheit durch lokale IT-Infrastruktur verzichten.

Die Exchange Server Toolbox kann als cleveres Bindeglied zwischen On-premise-System und Microsoft Cloud fungieren. Somit bleibt die firmeneigene Datenverwaltung nicht nur unabhängig von Dritten, sondern auch gut organisiert und frei von Spam und Viren.