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Abmahnungen vermeiden - E-Mail-Empfänger blockieren

Abmahnungen für unerwünschte E-Mails sind in der heutigen Geschäftswelt leider an der Tagesordnung. Weltfremd urteilende Gerichte und hohe Strafzahlungen verunsichern Versender.

Grundsätzlich dürfen Sie erst dann versenden, wenn der Empfänger dem Erhalt von informativen E-Mails zugestimmt hat. Bestellt ein Kunde zunächst Ihren Newsletter, widerruft diese Einwilligung später jedoch, müssen Sie Vorsicht walten lassen: Senden Sie diesem Kunden noch eine weitere - nun unerwünschte - E-Mail, droht Ihnen eine Abmahnung.

Noch schmerzhafter wird es jedoch, wenn nach einer erfolgreichen Abmahnung auch nur eine einzige weitere E-Mail den Empfänger erreicht. In diesem Fall müssen Sie - ganz ohne Gerichtsverfahren - ein drastisches Ordnungsgeld zahlen.

Wie kann ich verhindern, dass E-Mails fälschlich versandt werden?

Für geschäftliche Newsletter und Info-Mails empfehlen wir grundsätzlich die Verwendung einer professionellen E-Mail-Marketing-Software. Jedes vertrauenswürdige Programm wird Ihnen die Anlegung sogenannter E-Mail-Blacklists ermöglichen, Sperrlisten mit Adressen, an die niemals eine E-Mail versendet wird.

Doch was, wenn die E-Mail nicht über die Marketing-Kanäle, sondern über die lokale E-Mail-Software (beispielsweise via MS Outlook) direkt verschickt wird?

In diesem Fall vermeidet eine einfache Regel im Regelsystem der Exchange Server Toolbox Abmahnungen und Geldstrafen - nicht nur für einzelne Absender, sondern für alle E-Mails, die Ihren Mail-Server verlassen.

Hat ein Kunde Sie darüber informiert, dass er keine weiteren E-Mails zu erhalten wünscht (oder Sie sogar abgemahnt), tragen Sie die einzelne Adresse oder die gesamte Domain (ganz oder teilweise) in die entsprechende Regel ein. Sollte nun versucht werden, eine E-Mail an eine Adresse zu senden, die mit den hinterlegten Adressen übereinstimmt, so wird der Versand blockiert und der Absender informiert.

Mit dem Regelsystem der EST erstellen Sie einfach Blacklisten für E-Mail-Empfänger.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass niemals eine E-Mail an einen abmahnwilligen Empfänger versendet wird.

Beispiel:
Der Betrieb Autowäsche Maiermüller hat Ihnen mitgeteilt, dass keinerlei E-Mails mehr an die Firmenadressen versendet werden sollen. Sie fürchten eine Abmahnung und gehen daher auf Nummer sicher: Per Regel blockieren Sie alle E-Mail-Adressen, die @autowaesche-maiermueller.net enthalten (d.h. die gesamte Domain).
Um Ihre Mitarbeiter zu informieren, geben Sie als automatische Antwort an den Absender ein: "Der Empfänger möchte keine E-Mails mehr erhalten. Der Versandauftrag wurde abgebrochen."


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