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E-Mails GoBD-konform archivieren

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, fordern unter anderem, dass geschäftsrelevante E-Mails im Originalformat und maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Die GoBD lösten im Januar 2015 die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (kurz: GDPdU) ab.

Nicht nur die GoBD, sondern auch das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung fordern eine sichere E-Mail-Archivierung. E-Mails GoBD-konform archivieren heißt also nicht, diese auszudrucken oder ausschließlich die Inhalte in einem neuen Format abzuspeichern - hier wird spezialisierte Exchange Server Backup-Software benötigt.

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Exchange Server Toolbox: Rechtssicheres E-Mail-Archiv

Änderungen an archivierten E-Mails und ihren Anhängen sind nicht vorgesehen und können über die Exchange Server Toolbox nicht versehentlich vorgenommen werden. Da eine 100%ige Unveränderbarkeit auf Softwareseite - beispielsweise durch gezielten Eingriff mit anderen Programmen - allerdings nicht realisierbar ist, muss sichergestellt werden, dass eventuelle Änderungen erkannt werden. Im E-Mail-Archiv der Exchange Server Toolbox wird dies mit Hilfe von Signaturen umgesetzt.

Für die Auffindbarkeit von E-Mails im Archiv sorgt ein Index, der eine einfache Suche ermöglicht. Dank des Outlook Add-ins finden Sie in einer übersichtlichen Suchmaske alle E-Mails, auf die Sie Zugriff haben. Es ist keine zusätzliche Rechtevergabe/-administration erforderlich. Die Rechte werden den "Senden als"-Rechten im Active-Directory entnommen.

Mit der Exchange Server Toolbox können Sie nicht nur leicht E-Mails archivieren und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, Sie haben auch einfachen Zugriff auf Ihr E-Mail-Backup.

Achtung: Die Archivierungspflicht gilt sobald der Server gegenüber dem Absender den Empfang quittiert hat. Da keine Software zu 100% sicher entscheiden kann, ob eine E-Mail geschäftsrelevant ist, müssen Sie alle angenommenen E-Mails archivieren. Dies gilt auch für Spam-E-Mails oder E-Mails, die malware-verseuchte Anhänge aufweisen. Der einzige Weg, die Archivpflicht zu umgehen, ist die Abweisung der E-Mail, beispielsweise mit der Hilfe des SpamAssassin der Exchange Server Toolbox (ab Exchange Server 2007).


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