Exchange Server Toolbox

E-Mails nach 4-Augen-Prinzip DSGVO-konform löschen

E-Mails nach Vier-Augen-Prinzip löschen

Die Exchange Server Toolbox hilft mit ihrem Vier-Augen-Löschprinzip dabei, E-Mails DSGVO-konform zu löschen. Dabei erfordert eine endgültige Löschung einzelner Daten die Freigabe einer zweiten Person, die diese Löschung bestätigt. Mit der Exchange Server Toolbox geht das auch im großen Rahmen ganz einfach.

E-Mails DSGVO-konform aus dem Archiv löschen

Europäische Unternehmen müssen auf die rechtskonforme Archivierung Ihres Mailverkehrs achten. Doch ein zu großes Exchange Archiv zu haben erhöht das Risiko der Datenveruntreuung. Daher sollten Sie E-Mails, die im Archiv nicht mehr benötigt werden, professionell entfernen. Die DSGVO sieht dabei vor, dass eine Löschung von einer zweiten Person bestätigt wird.

Mit der Exchange Server Toolbox können Sie mit dem Vier-Augen-Löschprinzip ganz einfach einer zweiten Person einen Löschantrag vorlegen, den diese dann nur noch genehmigen oder ablehnen muss. Versehen Sie zuständige Nutzer dafür innerhalb der Exchange Server Toolbox Nutzer mit den entsprechenden Rechten.

Alte E-Mails im Archiv suchen und löschen

Da ein Exchange Archiv gerade in größeren Unternehmen mit viel E-Mail-Verkehr enorm umfassend sein kann, wäre ein Bearbeiten einzelner Einträge zu zeitintensiv. Die Exchange Server Toolbox hilft hierbei in drei Schritten aus:

  • Cleveres Filtern - Mehrere E-Mails nach gezielten Kriterien filtern.
  • Stapeloperationen - Alle zu löschenden E-Mails auf einmal auswählen.
  • Vier-Augen-Löschprinzip - Löschanträge einer zweiten Person zur Kontrolle vorlegen und alle auf einmal löschen.

4-Augen-Löschprinzip in der Praxis

Schauen wir auf ein paar praktische Anwendungsfälle, die die Exchange Server Toolbox mit dem Vier-Augen-Löschprinzip lösen kann.

Ist es beispielsweise im Eifer des Gefechts dazu gekommen, dass Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter aus Versehen eine E-Mail abgeschickt haben? Filtern Sie nach dem Zeitpunkt des Mailversands und stellen Sie einen Löschantrag, den die Kontrollperson dann genehmigen kann. So können Sie Ihr Exchange Archiv ganz einfach unter Einhaltung der DSGVO aufräumen.  

Es kommt häufiger vor, dass E-Mails einer bestimmten Person oder eines bestimmten Kontos auch aus dem Exchange Archiv gelöscht werden sollen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, können Sie mit der Exchange Server Toolbox alle E-Mails, die von seinem Konto aus verschickt wurden, suchen, markieren und einer zweiten Person zur Kontrolle vorlegen.

Exchange Server Toolbox testen

Probieren Sie das 4-Augen-Löschprinzip und viele weitere praktische Funktionen für Ihren Exchange Server selbst aus: Sie können die Exchange Server Toolbox 30 Tage kostenlos testen.

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